พนักงานฝ่ายบุคคลหรือที่เราเรียกติดปากว่า HR สำหรับน้องใหม่ของวงการนี้ อาจต้องเรียนรู้อะไรอีกหลายอย่าง เช่น การ Recruit คนเข้ามาสัมภาษณ์งาน เพื่อให้ถูกใจคนหางานหรือหัวหน้าแผนกนั้นๆ ที่กำลังต้องการคนอยู่ HR ถือเป็นตัวช่วยที่สำคัญมากในการตอบโจทย์ครั้งนี้ หากค้นหาคนที่ถูกใจก็จะช่วยให้ตำแหน่งนั้นได้คนเร็ว อีกทั้งยังทำให้บริษัทได้ขับเคลื่อนอย่างมีประสิทธิภาพ แต่ถ้าหากหาคนมาไม่ถูกใจคนหา ตำแหน่งก็จะว่างอยู่แบบนั้น ทำให้การทำงานของบริษัทหยุดชะงักได้ ดังนั้นสำหรับน้องๆ HR หน้าใหม่ ควรเรียนรู้ทริคเบสิคเอาไว้สักนิด ในการเรียกสัมภาษณ์เพื่อให้บรรลุเป้าหมายมากที่สุด
1.เรียกคนที่คุณสมบัติตรง
พูดแค่นี้หลายคนก็อาจคิดว่าเป็นเรื่องที่คงรู้กันอยู่แล้ว ไม่มีความจำเป็นอะไรที่ต้องบอกเลยสักนิด แต่ในความเป็นจริง เชื่อว่าประสบการณ์ที่ HR เรียกคนที่มีคุณสมบัติไม่ตรงไปสัมภาษณ์ยังเกิดขึ้นอยู่บ่อยครั้ง พาลให้หัวเสียทั้งคนที่กำลังมองหาพนักงาน และคนที่ถูกเรียกมาสัมภาษณ์ สุดท้ายหลังจบการสัมภาษณ์ได้แต่ทิ้งคำตอบเอาไว้ให้คนถูกเรียกงงว่า “คุณสมบัติยังไม่ตรง” ทั้งๆ ที่ก่อนเรียก HR ควรรู้อยู่แล้วว่าคนที่จะเรียกสัมภาษณ์นั้นมีคุณสมบัติยังไง ตรงกับที่ทางบริษัทกำลังมองหาหรือไม่ การที่คนสัมภาษณ์ให้เหตุผลมาแบบนี้ ก็อาจเป็นมีส่วนผิดมาจาก HR ที่ Recruit คนเข้ามาทั้งที่มีคุณสมบัติไม่ครบถ้วนตามความต้องการก็ได้
2.เรียกคนที่คาดหวังเงินเดือนไม่ห่างไกลเกณฑ์ของบริษัท
เชื่อว่าหลายคนที่เสียเวลาไปกับขั้นตอนการสัมภษณ์งานเพราะเรื่องนี้ จากใบสมัครที่ผู้หางานระบุเอาไว้อย่างดิบดี ว่าคาดหวังเงินเดือนเท่าไร ส่วน HR ก็ต้องรู้อยู่แล้วเช่นกันว่าบริษัทจ่ายได้เท่าไร แต่หลายๆ ครั้งก็ยังไม่วายเสี่ยงเรียกคนที่คาดหวังเงินเดือนสูงเกินกว่าที่บริษัทจะจ่ายได้ อันนั้นอาจเป็นความบกพร่องเล็กๆ ของ HR เพราะสุดท้ายแล้วการนัดสัมภาษณ์ก็ไม่บรรลุผล เพราะต่อให้คุณสมบัติครบถ้วน และถูกใจหัวหน้างานนั้นๆ แต่สุดท้ายผู้ถูกเรียกก็ต้องปฏิเสธอยู่ดี เรื่องนี้เป็นไปได้ก็ไม่ควรเสี่ยงและคิดว่าเรียกไว้ก่อนเผื่อต่อรอง เพราะบางครั้งถ้าความคาดหวังของฝ่ายผู้หางานเขาสูงเกินกว่าเกณฑ์ของบริษัทมากๆ ก็มีโอกาสน้อยถึงน้อยมากที่เขาจะยอมรับข้อต่อรองนี้
3.เรียกคนว่างงานต้องระวังเรื่องโปรไฟล์
มันอาจจะเป็นเทคนิคหนึ่งที่ช่วยให้การจ้างงานบรรลุผลได้ง่ายขึ้น ถ้าหากเรียกคนว่างงานมาสัมภาษณ์ เพราะคนว่างงานที่กำลังหางาน ย่อมอยากได้งาน ที่สำคัญคือสามารถเริ่มงานได้ทันที แต่ที่ต้องระวังก็คือสาเหตุของการว่างงานมีหลายอย่างด้วยกัน ทั้งว่างงานเพราะความจำเป็น ว่างงานเพราะพิษเศรษฐกิจ และว่างงานเพราะพฤติกรรมของตัวผู้สมัครเอง หากว่าเป็นอย่างหลังสุด บริษัทก็อาจมีความเสี่ยงที่จะได้พนักงานที่ไม่มีศักยภาพมากพอเข้ามาเป็นส่วนหนึ่ง
แต่เรื่องนี้ก็ต้องยอมรับว่าอาจจะต้องลองเรียกมาสัมภาษณ์ดูก่อน แล้วให้ผู้สัมภาษณ์ลองพิจารณาด้วยตนเอง แต่อย่างน้อยการคัดกรองในขั้นแรกจากฝ่าย HR ก็ช่วยบริษัทได้มาก แนะนำให้ลองพิจารณาโปรไฟล์ให้ดี เช่น Timeline การทำงานในแต่ละที่ อยู่นานแค่ไหน มีประวัติย้ายงานบ่อยหรือไม่อย่างไร มีจดหมายแนะนำตัวแนบมาหรือไม่ หากมีการพิจารณาจากจดหมายนี้ช่วยได้มาก
4.พิจารณาจากรูปถ่าย
HR ควรเรียกสัมภาษณ์เฉพาะคนที่มีรูปถ่ายแนบมาด้วยในใบสมัคร เพราะบางคนก็ไม่ยอมแนบรูป ซึ่งพบไม่น้อยในระบบสมัครงาน แต่หารู้ไม่ว่าส่วนนี้ช่วย HR ได้อย่างมาก ดังนั้นควรหลีกเลี่ยงการเรียกสัมภาษณ์คนที่ตกหล่นในเรื่องนี้ไปได้เลย ส่วนคนที่มีรูปถ่ายแนบมาด้วย ก็ให้พิจารณาถึงความเหมาะสมอีกที ที่ผ่านมาเคยมีความคิดเห็นจาก HR บางรายว่าจะไม่พิจารณารูปถ่าย Selfie ซึ่งก็อาจเป็นเกณฑ์หนึ่งในการวัด แต่หากถามว่าจำเป็นหรือไม่ที่จะต้องเรียกเฉพาะคนถ่ายรูปหน้าตรงใส่ชุดสุภาพ ในความจริงแล้วขึ้นอยู่กับตำแหน่งที่ต้องการมากกว่า
หากต้องการตำแหน่งที่ต้องมีความน่าเชื่อถือ เช่น นักกฎหมาย วิศกร นักบัญชี และอื่นๆ ก็ควรพิจารณาผู้ที่ใช้รูปสุภาพ แต่หากเป็นตำแหน่ง ครีเอทีฟ โปรดักชั่น ช่างภาพ กราฟฟิคดีไซนเนอร์ คิดว่าการพิจารณารูปถ่ายหน้าตรงอาจจะเรียบร้อยไปหน่อย และสื่อสารถึงความไม่ครีเอทด้วยซ้ำ ซึ่งอาจไม่เหมาะที่จะเรียกมาสัมภาษณ์ในตำแหน่งนั้นๆ ทั้งนี้ก็ควรเลือกที่เหมาะสมที่สุด เพราะจะรูปติดใบสมัคร จะทำท่าทะเล้นเกินไป ต่อให้ตำแหน่งไหนก็อาจจะไม่เหมาะนัก เพราะอย่างน้อยก็เป็นการแนะนำตัวครั้งแรกกับคนที่ยังไม่รู้จักกัน ฉะนั้นภาพถ่ายถือเป็นองค์ประกอบสำคัญที่ HR ต้องพิจารณา
5.สัมภาษณ์เบื้องต้นทางโทรศัพท์
หลายครั้งการอ่านข้อมูลจากเอกสารอย่างเดียว ก็ยังไม่เพียงพอที่จะพิจารณาได้ว่าเหมาะสมหรือไม่อย่างไร บางครั้งรู้สึกเหมือนผู้สมัครมีคุณสมบัติค่อนข้างตรง แต่ก็มีอีกหลายเรื่องที่อยากรู้ และไม่ถูกระบุในเอกสารนั้น จะลองเรียกมาสัมภาษณ์เลยก็ได้ ซึ่งก็เป็นสิ่งที่ HR หลายคนปฏิบัติ แต่หลายบริษัทก็เลือกที่จะสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์เพิ่มเติมก่อน เพื่อสอบถามในเรื่องที่อยากรู้ แต่ไม่ระบุในเอกสาร ทั้งนี้ข้อดีนอกจากการได้รับข้อมูล คือน้ำเสียงและสำเนียงการพูด ที่สื่อสารได้ถึงบุคลิกภาพของผู้สมัครคร่าวๆ ช่วยให้การพิจารณาง่ายขึ้น ว่าควรเรียกมาสัมภาษณ์หรือไม่ หากคิดว่าไม่ควรตั้งแต่ในโทรศัพท์ ก็จะได้ไม่ต้องนัดมาให้เสียเวลาทั้ง 2 ฝ่าย